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Les documents qui matérialisent la gestion d’une entreprise sont d’une importance que personne n’ignore. Ils participent sans doute à une gestion efficiente. Alors, il est indispensable de garder en sûreté ces documents afin de prévenir toute situation qui les impliquerait.

Les raisons les plus importantes

Les raisons qui peuvent vous motiver à archiver vos documents d’entreprise sont multiples. Pour une gestion efficace, il faut concilier plusieurs facteurs pouvant concourir à la réussite des activités de votre entreprise. Ainsi, il y a des facteurs qui rendent nécessaire l’archivage de vos documents d’entreprise.

La sécurité : lorsque vous archivez vos documents, vous veillez à leur préservation physique, mais vous maintenez également leur confidentialité. L’archivage maintient en sécurité des documents sensibles.

Les finances : la bonne gestion des archives vous permettra de gagner de la place dans vos locaux, de limiter les coûts liés à la documentation et d’être beaucoup plus productifs.

Les enjeux historiques : certains documents administratifs ont une valeur patrimoniale pour une société.

L’efficacité de votre gestion : une bonne gestion doit nécessairement préserver la mémoire de l’entreprise à travers les archives. Ainsi, vous facilitez l’exploitation des documents au sein de l’entreprise et favorisez une gestion efficace.

La loi oblige l’archivage des documents d’entreprise

L’archivage est encadré par des textes de loi, selon lesquels vous devez :

  • archiver correctement les documents pouvant servir de preuve en cas de contentieux ;
  • rendre plus pratique votre gestion, mais aussi plus efficace l’accès aux documents, quand il y aura contrôle fiscal par exemple ;
  • et vous devez réduire les coûts par le tri et l’élimination de documents inutiles ou obsolètes.

Plus qu’une nécessité pour votre entreprise, l’archivage est une obligation juridique que vous êtes tenu d’honorer.

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